Die Erstattung von Sachausgaben ist zeitnah, d.h. im aktuellen Haushaltsjahr, immer innerhalb einer Ausschlussfrist von sechs Wochen, zum Jahresende jedoch spätestens bis 10. Dezember zu beantragen. Rechnungen müssen grundsätzlich auf die Akademie der Wissenschaften und der Literatur, Geschwister-Scholl-Str. 2, 55131 Mainz, und das entsprechende Projekt ausgestellt sein. Rechnungen und Belege sind auf Aufforderung durch die Buchhaltung der Akademie im Original vorzulegen und falls nötig der entsprechende Kontoauszug beizufügen (es gelten die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen).